Tips voor een 'killer' business event
Als opdrachtgever kies je binnen je marketing- en communicatiemix niet zomaar voor een live moment; van een relatiedag om bestaande samenwerkingen te intensiveren, een jubileumevenement om je personeel te belonen, tot echte event marketing om de doelgroep nog meer aan je merk te verbinden. Maar waar begin je en waar moet je op letten? Revel in Moments geeft 9 tips voor het organiseren van een zakelijk evenement.
1. Organiseer een evenement altijd vanuit een doelstelling en het behalen van dat doel
Als opdrachtgever moet het organiseren van een evenement in bijna alle gevallen iets opleveren. Bijvoorbeeld meer naamsbekendheid, opdrachtgevers of binding met de doelgroep. Zonder een dergelijk doel is er geen return on investment meetbaar en is het organiseren van een evenement zonde van uw geld.
2. Een evenement organiseren en strategische inzetten is een vak: kies voor een ervaren evenementenbureau.
Een evenement organiseren is tegenwoordig niet meer gewoon een 'feestje'. Kies dus voor ervaren eventprofessionals die gespecialiseerd zijn in het vertalen van jouw visie, missie en doelstellingen naar een strategisch en creatief live moment. Zij kennen de markt, de laatste trends en ontwikkelingen, zijn op de hoogte van de nieuwste locaties én hebben tientallen opdrachtgevers gehad met dezelfde uitdaging. Als geen ander kunnen zij zorgen voor een groter effect.
3. Ga voor een locatie die voldoet aan de eisen van het evenement en niet andersom
De locatie van je evenement staat representatief voor de boodschap die je naar bezoekers wilt overbrengen. Het uitgangspunt voor het vinden van deze locatie is de doelstelling van je evenement, het concept, het soort en het aantal bezoekers. Doe je dit niet dan is de kans groot dat je de plank volledig mis slaat door het kiezen van een prachtige locatie; die qua grootte, mogelijkheden en faciliteiten niet past bij het evenement. Een contrasterende locatie kan daarentegen wel zorgen voor een verrassingseffect.
4. Zorg conceptueel voor een beleving die alle zintuigen raakt; van entertainment tot catering
Het hoofddoel van een evenement is dat bezoekers na afloop overgaan tot een bepaalde actie. Zorg dus voor een totaalbeleving, met meerdere touchpoints (hoogtepunten), waarbij je de doelgroep iets biedt wat ze niet willen missen. Ter inspiratie: zet Catchbox, Shake-on of NetworkTables in om interactie en netwerken te stimuleren, gebruik Augmented Reality of Virtual Reality voor een wow-effect (Tip: Dinner in Motion), werk met een conceptcateraar voor unieke foodconcepten als een foodwall, bitterballentrein, zuurstofbar of brain food. Een decorateur tovert de locatie om in een sfeervol geheel, eventueel op basis van een bepaald thema.
5. Stap af van de doorsnee opzet: zaal, spreker, zenden
Ga eens voor een andere opstelling of omgeving: een kampvuur setting voor een brainstormsessie, een congrestival met kennispleinen en foodtrucks of een activatie als productlancering. Door de interactie met bezoekers in een out-of-the-box omgeving/opstelling komt de boodschap van het event beter over en blijft deze langer hangen.
6. Gebruik online om offline te versterken en de doelgroep te vergroten
Door de combinatie van online en offline is het niet alleen mogelijk om kosten te besparen maar zorgt dit ook voor interactie en verbreding van de doelgroep. Dit kan al door gebruik te maken van sociale media, of het inzetten van een app, tot aan het hybride maken van het evenement. Dit is eigenlijk niets meer of minder dan de content delen met de online doelgroep door middel van een live uitzending. Gebruik deze laatste alleen als minder dan 30% van de doelgroep op het evenement aanwezig is.
7. Denk niet alleen vanuit de doelgroep, maar gebruik de doelgroep om mee te denken
Als je de afgebakende doelgroep in kaart hebt, en weet waar deze doelgroep zich bevindt, mag je er niet automatisch vanuit gaan waar de behoefte van deze doelgroep ligt. Meng je daarom in groepen op sociale media, zet polls uit over de keuze van een spreker of artiest, en geef je doelgroep zeggenschap over de inhoud van het programma. Op deze manier bevredig je de behoefte van je doelgroep, en verbindt je hen aan je event waardoor ze echte ambassadeurs worden van jouw merk.
8. Sluit een evenementenverzekering af en kies altijd voor kwalitatieve leveranciers
Als organisator van een evenement ben je als hoofdaannemer verantwoordelijk voor alle bedrijven die op het evenement werk verrichten. Dit betekent dat je altijd aansprakelijk bent in geval van ongevallen of schade. Met een goede evenementenverzekering is dit te voorkomen. Zo is het mogelijk om je te verzekeren tegen het onderbreken, uitstellen of voortijdig aflasten van het evenement, extreme weersomstandigheden, schade aan materiaal, ongevallen of non-appearance (als een spreker of artiest niet komt opdagen door een ongeval of ziekte).
9. Meet, evalueer en enquêteer
Vanuit de doelstelling is het mogelijk om te meten of een evenement aan het einde ook daadwerkelijk iets heeft opgeleverd. De eerste stap is het evalueren van het evenement, of beter gezegd de 'leeromgeving' van uw bezoeker. Wat zijn de eerste reacties van bezoekers zodra ze naar huis gaan, welke ervaringen worden er gedeeld via sociale media. Is er aan de verwachtingen voldaan? Wat hebben uw bezoekers geleerd en wat is de actie na het evenement? Vervolgens kunt u daags na het evenement een enquête uitsturen.
1. Organiseer een evenement altijd vanuit een doelstelling en het behalen van dat doel
Als opdrachtgever moet het organiseren van een evenement in bijna alle gevallen iets opleveren. Bijvoorbeeld meer naamsbekendheid, opdrachtgevers of binding met de doelgroep. Zonder een dergelijk doel is er geen return on investment meetbaar en is het organiseren van een evenement zonde van uw geld.
2. Een evenement organiseren en strategische inzetten is een vak: kies voor een ervaren evenementenbureau.
Een evenement organiseren is tegenwoordig niet meer gewoon een 'feestje'. Kies dus voor ervaren eventprofessionals die gespecialiseerd zijn in het vertalen van jouw visie, missie en doelstellingen naar een strategisch en creatief live moment. Zij kennen de markt, de laatste trends en ontwikkelingen, zijn op de hoogte van de nieuwste locaties én hebben tientallen opdrachtgevers gehad met dezelfde uitdaging. Als geen ander kunnen zij zorgen voor een groter effect.
3. Ga voor een locatie die voldoet aan de eisen van het evenement en niet andersom
De locatie van je evenement staat representatief voor de boodschap die je naar bezoekers wilt overbrengen. Het uitgangspunt voor het vinden van deze locatie is de doelstelling van je evenement, het concept, het soort en het aantal bezoekers. Doe je dit niet dan is de kans groot dat je de plank volledig mis slaat door het kiezen van een prachtige locatie; die qua grootte, mogelijkheden en faciliteiten niet past bij het evenement. Een contrasterende locatie kan daarentegen wel zorgen voor een verrassingseffect.
4. Zorg conceptueel voor een beleving die alle zintuigen raakt; van entertainment tot catering
Het hoofddoel van een evenement is dat bezoekers na afloop overgaan tot een bepaalde actie. Zorg dus voor een totaalbeleving, met meerdere touchpoints (hoogtepunten), waarbij je de doelgroep iets biedt wat ze niet willen missen. Ter inspiratie: zet Catchbox, Shake-on of NetworkTables in om interactie en netwerken te stimuleren, gebruik Augmented Reality of Virtual Reality voor een wow-effect (Tip: Dinner in Motion), werk met een conceptcateraar voor unieke foodconcepten als een foodwall, bitterballentrein, zuurstofbar of brain food. Een decorateur tovert de locatie om in een sfeervol geheel, eventueel op basis van een bepaald thema.
5. Stap af van de doorsnee opzet: zaal, spreker, zenden
Ga eens voor een andere opstelling of omgeving: een kampvuur setting voor een brainstormsessie, een congrestival met kennispleinen en foodtrucks of een activatie als productlancering. Door de interactie met bezoekers in een out-of-the-box omgeving/opstelling komt de boodschap van het event beter over en blijft deze langer hangen.
6. Gebruik online om offline te versterken en de doelgroep te vergroten
Door de combinatie van online en offline is het niet alleen mogelijk om kosten te besparen maar zorgt dit ook voor interactie en verbreding van de doelgroep. Dit kan al door gebruik te maken van sociale media, of het inzetten van een app, tot aan het hybride maken van het evenement. Dit is eigenlijk niets meer of minder dan de content delen met de online doelgroep door middel van een live uitzending. Gebruik deze laatste alleen als minder dan 30% van de doelgroep op het evenement aanwezig is.
7. Denk niet alleen vanuit de doelgroep, maar gebruik de doelgroep om mee te denken
Als je de afgebakende doelgroep in kaart hebt, en weet waar deze doelgroep zich bevindt, mag je er niet automatisch vanuit gaan waar de behoefte van deze doelgroep ligt. Meng je daarom in groepen op sociale media, zet polls uit over de keuze van een spreker of artiest, en geef je doelgroep zeggenschap over de inhoud van het programma. Op deze manier bevredig je de behoefte van je doelgroep, en verbindt je hen aan je event waardoor ze echte ambassadeurs worden van jouw merk.
8. Sluit een evenementenverzekering af en kies altijd voor kwalitatieve leveranciers
Als organisator van een evenement ben je als hoofdaannemer verantwoordelijk voor alle bedrijven die op het evenement werk verrichten. Dit betekent dat je altijd aansprakelijk bent in geval van ongevallen of schade. Met een goede evenementenverzekering is dit te voorkomen. Zo is het mogelijk om je te verzekeren tegen het onderbreken, uitstellen of voortijdig aflasten van het evenement, extreme weersomstandigheden, schade aan materiaal, ongevallen of non-appearance (als een spreker of artiest niet komt opdagen door een ongeval of ziekte).
9. Meet, evalueer en enquêteer
Vanuit de doelstelling is het mogelijk om te meten of een evenement aan het einde ook daadwerkelijk iets heeft opgeleverd. De eerste stap is het evalueren van het evenement, of beter gezegd de 'leeromgeving' van uw bezoeker. Wat zijn de eerste reacties van bezoekers zodra ze naar huis gaan, welke ervaringen worden er gedeeld via sociale media. Is er aan de verwachtingen voldaan? Wat hebben uw bezoekers geleerd en wat is de actie na het evenement? Vervolgens kunt u daags na het evenement een enquête uitsturen.